Guía para principiantes de Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate es un cambio de marca de Microsoft Flow, que permite a las organizaciones automatizar una serie de tareas. Es una herramienta gratuita para automatizar tareas repetitivas.

Microsoft Power Automate se utiliza para crear un proceso automatizado que ejecuta una tarea cuando se activa un evento. Se puede conectar a varias aplicaciones diferentes para que un evento en una aplicación active la salida en otra.

Presentado en 2019, Power Automate tiene muchas características adicionales que lo convierten en una herramienta de administración aún más poderosa. Una de las características más importantes es la automatización robótica de procesos (RPA), que ha sido diseñada específicamente para aplicaciones heredadas que tienen API incompletas, no son fáciles de usar o sus API no están disponibles desde el principio.

Este tipo de proceso de automatización potente y fácil de usar que permite que una multitud de interacciones del usuario, como clics derecho e izquierdo del mouse, entradas de texto y acciones del teclado, se registren y estén disponibles para otras aplicaciones en la nube, es exclusivo de Power Automate y lo hace una de las herramientas más importantes de la suite Microsoft Power.

Aquí hay una guía simple para administradores de sistemas y administradores de red sobre cómo pueden usar Power Automation para crear, examinar y administrar procesos automatizados.

Tipos de flujos de trabajo

Microsoft Power Automate admite los siguientes tipos de flujos de trabajo:

Flujos automatizados

Estos son procesos automatizados simples que ejecutan una determinada tarea una vez que ocurre un evento predefinido específico.

Flujos de botones

Estos son procesos automatizados que ejecutan una acción de forma repetitiva. Se pueden activar a través de un dispositivo móvil desde cualquier lugar, con las credenciales adecuadas.

Flujos programados

Estas son tareas que se ejecutan en un horario predefinido sin la intervención o entrada del usuario.

Flujos de procesos comerciales

Básicamente, estos son procesos humanos y están pensados ​​como una herramienta de guía. Guían al usuario a un determinado fin mediante una serie de pasos predefinidos.

Flujos de UI

Estas son las tareas que están conectadas a aplicaciones heredadas con API faltantes o no disponibles.

Crear un flujo básico con Microsoft Automate

Hay una serie de plantillas que permitirán a los usuarios crear flujos. Sin embargo, aquí lo guiaremos sobre cómo crear un flujo desde cero.

Este simple ejemplo es un flujo que enviará una notificación al CEO de la organización cada vez que se mencione su nombre en Twitter.

Este tipo de flujo es muy fácil de crear y tiene tres pasos básicos, crear el evento, crear la acción y administrar el flujo como se indica a continuación.Microsoft Power Automate

Antes de continuar, inicie sesión en el servicio de correo electrónico utilizado por su organización y su cuenta de Twitter y conéctelos a Power Automate.

1. Creación de eventos
   1. Seleccione «Mis Flujos”Desde el panel de navegación superior en flow.microsoft.comy haga clic en «Crear desde un espacio en blanco”.
   2. Haga clic en «Busque cientos de conectores y disparadores«, En la parte inferior y haga clic en»Gorjeo» de «Buscar todos los conectores y disparadores«, Y luego haga clic en»Twitter: cuando se publica un nuevo tweet«, Agregue la etiqueta del director ejecutivo de su organización, por ejemplo,» #JackSmithAzure «al cuadro de texto» Buscar «que se muestra después de»Nuevo tweet publicado“.
2. Designación de acción
   1. Haga clic en «Nuevo paso«, seguido por «Agregar una acción”. Tipo «Enviar correo”En el cuadro“ Buscar todos los conectores y acciones ”. Luego, seleccione el servicio de correo de su elección de la lista desplegable.
   2. En el siguiente formulario, agregue la dirección de correo electrónico utilizada por el director ejecutivo de la organización y agregue «Nuevo tweet de: ”Como sujeto y presione la barra espaciadora para acceder al token. Selecciona Tuiteado por, luego agrega el token «Texto del tweet» al cuerpo como marcador de posición.
   3. Nombre su flujo y haga clic en Crear, seguido de Listo. Esto creará un flujo que envía un correo electrónico al CEO directamente cada vez que se menciona en Twitter.
   4. Cerca de la parte superior de la pantalla, asigne un nombre a su flujo y luego seleccione Crear flujo.
3. Gestión de flujo
   1. Haga clic en Mis flujos en el panel de navegación superior. Aquí se pueden realizar las siguientes tareas:
      1. Pausar / reanudar el flujo: interruptor de palanca simple de encendido / apagado
      2. Editar el flujo: icono de lápiz junto al flujo
      3. Eliminación del flujo: haga clic en el icono de punto triple y haga clic en Eliminar, luego confirme la eliminación en el cuadro de mensaje que aparece.
      4. Ver el historial de ejecución de flujo: seleccione un flujo de Mis flujos y navegue hasta la sección «Historial de ejecución» de la nueva página.

Creación de flujos de interfaz de usuario con Microsoft Automate

Una de las características más importantes de Power Automate es la capacidad de interactuar con aplicaciones heredadas. Los flujos que se crean para dichas aplicaciones se denominan flujos de IU.

A continuación se ofrece una breve introducción al proceso de creación de dichos flujos. Sin embargo, antes de crear flujos de IU, deberá configurar los flujos de IU.

Para configurar los flujos de IU en su máquina, asegúrese de que su máquina esté ejecutando Windows 10 Pro o Windows Server (2016 o 2019) y que tenga Google Chrome 80+ o Microsoft Edge 80+ instalado en su computadora.

Los flujos de UI también requerirán un entorno con una base de datos de Common Data Service. Puede encontrar el archivo de configuración de flujos de IU en Setup.Microsoft.PowerAutomate.UIflow.exe. También debe instalar la extensión de navegador requerida para el navegador web que utiliza.

Una vez cumplidos estos requisitos previos, siga los siguientes pasos.

1. Haga clic en Mis flujos, Seleccione Flujos de UIy haga clic en Nuevo y luego seleccione Aplicación de escritorio y haga clic en próximo. Asigne un nombre a su flujo y haga clic en Siguiente.
2. Haga clic en Aplicación de grabación tarjeta y haga clic en Iniciar grabadora para mostrar los controles de la grabadora, luego inicie la aplicación que desea automatizar y haga clic en Grabar. Asegúrese de que haya contornos azules visibles cuando haga clic en un control. Si no es así, espere un segundo; de lo contrario, la acción no se grabará.
3. Escriba su nombre y luego guarde el archivo. Haga clic en Listo en los controles y cierre Word.
4. Puede ver los pasos registrados haciendo clic en «Ejecutar guión”.
5. Haga clic en Siguiente dos veces y omita las salidas opcionales. Pruebe el flujo de la interfaz de usuario haciendo clic en Probar ahora. Si está satisfecho, haga clic en Guardar y salir.

Tenga en cuenta que los flujos de IU son una característica premium de Microsoft Automate. Puede usar esta característica si tiene una suscripción de Microsoft 365.

Así que ahí lo tienes. Esta guía fácil de usar le brinda un recorrido completo sobre el uso de Power Automate tanto con aplicaciones modernas como con aplicaciones heredadas, para automatizar una serie de tareas.

Para mí, crear flujos era muy similar a servicios como IFTTT y Zapier pero si está utilizando el ecosistema de Microsoft, incluidos Windows y Microsoft 365, Automate es el camino a seguir, ya que tiene varias plantillas prefabricadas para automatizar fácilmente las tareas de administrador de sistemas y usuarios avanzados.